供應鏈盡職管理申訴管理程序

一、目的

為了及時發現和處理盡職采購礦物供應鏈可能存在的各類風險與隱患，保障利益相關方與惠州市恒創睿能環保科技有限公司（以下簡稱“本公司”）管理層的順暢溝通，建立和諧互利的利益相關方關系，維護各利益相關方的合法權益，根據《惠州市恒創睿能環保科技有限公司沖突礦產供應鏈盡責管理政策》制定本申述管理程序。

二、適用范圍

適用于所有與沖突礦產供應鏈盡責管理相關的人員、團體、供應商、客戶等利益相關方。

三、管理職責

3.1 供應鏈管理辦公室負責制定并監督此程序的執行。

四、程序具體內容

4.1 可以對哪些問題提起申訴？

符合以下條件的申訴將會被受理：

1) 與本公司供應鏈盡責管理相關。

2) 本公司商業活動或者業務關系對利益相關方已經造成或可能造成負面影響。

3) 本公司商業活動或者業務關系違反了《經濟合作與發展組織關于來自受沖突影響和高風險區域的礦石的負責任供應鏈盡責管理指南》或《惠州市恒創睿能環保科技有限公司沖突礦產供應鏈盡責管理政策》中的要求。

符合以下任意一項標準的申訴不會被受理：

1) 與本公司供應鏈盡責管理無關。

2) 無法提供充分證據或證人以支持指出的問題。

3) 惡意申訴或為獲得競爭優勢而發起的申訴。

4) 如果申訴的問題不屬于本公司內部機制所能夠解決的范疇，我們將積極協調外部機構解決。

4.2 誰可以提起申訴？

任何個人或團體，包括但不限于本公司的客戶、供應商、受影響的社區居民、員工、董事會成員等，無論與本公司是否存在直接或間接關聯，如認為本公司或本公司供應鏈存在第1條所列供應鏈盡責管理問題，并在過去一年內或者可能的將來給自己（或自己所代表的利益相關方）造成負面影響，均可向本公司供應鏈管理辦公室提起申訴。

如果申訴由代表受影響方的第三方團體或個人提出，該機構或個人應明確說明其所代表的對象，并提供具備代表權的明確證據。

提起申訴的個人和團體，以下均稱為“申訴者”。

4.3 如何提起申訴？

申訴者應填寫附件一所示《供應鏈盡責申訴書》，語種不限。申訴書應通過電子郵件、郵寄或親自送達本公司供應鏈管理辦公室（以下簡稱“辦公室”），該辦公室為本公司供應鏈管理委員會（以下簡稱“委員會）的日常辦事機構。

郵箱：csr@ruicycle.com

地址：惠州市惠陽區新圩鎮新豐村塘口村民小組地段辦公樓，惠州市恒創睿能環保科技有限公司供應鏈管理辦公室

如選擇親自前往辦公室提交材料，請通過電子郵件提前預約時間。

申訴者必須提供足以支持調查的事實。如果缺乏確鑿證據，申訴者必須明確提供證人。如果申訴者提供的信息不足以開展調查，辦公室將建議其在30天內提供更多信息，否則無法受理。

4.4 如何處理申訴？

本公司致力于快速、有效地處理申訴，我們將按照圖1所示流程處理申訴。

圖1：惠州市恒創睿能環保科技有限公司處理供應鏈申訴流程

收到申訴材料后，我們通常按以下步驟采取行動：

第一步：辦公室向申訴者確認收到申訴材料（收到材料后2個工作日內）。

第二步：辦公室按照第1條所列申訴受理標準審核申訴材料，決定是否受理，并將決定書面（包括電子郵件或紙質文書）通知申訴者。如果決定不予受理，同時說明不予受理原因，并將處理結果報送委員會（收到材料后7個工作日內）。

第三步：如果決定受理申訴，辦公室則將申訴材料提交委員會，委員會根據申訴內容組織委員會相關成員啟動申訴調查程序，以便與申訴相關方（申訴者、被申訴對象，以及可能存在的其他利益相關方）展開合作，深入全面了解申訴中提出的問題，鑒別與申訴相關的更多利益相關方，完成調查報告并提交給申訴者、被申訴對象和本公司董事會。（決定受理申訴后60個工作日內）。

第四步：解決爭端。委員會聯合申訴者和被申訴對象，對爭端提出雙方都能接受的解決方案和程序，推動雙方達成書面共識。

第五步：申訴者和被申訴對象合作執行達成共識的解決方案，委員會負責監督執行。

第六步：申訴者和被申訴對象雙方接受解決方案的執行結果，并簽署執行結果確認書，委員會決定結案。如果經過一輪或者幾輪磋商，申訴者和被申訴對象中的任何一方不接受解決方案（第四步），或者不接受解決方案的執行結果（第五步），則可以尋求本公司以外的解決途徑，如第三方爭端解決機構或專家等，公司內部申訴程序自動終結。委員會將申訴程序的最終結果通知申訴者、被申訴對象和本公司董事會。

第七步：針對所有被受理的申訴，委員會填寫《供應鏈盡責申訴存檔卡》，與申訴書、調查報告、解決方案的書面共識、執行結果確認書等相關文件一并存檔保管。

申訴采用沖突回避機制，如您認為委員會中任何人員與申訴存在利益沖突，可在申訴書中要求回避。

4.5 申訴者是否被保護？

申訴者可以匿名申訴，但表明身份將有助于我們開展調查。如果您愿意表明真實身份，并明確提出保密要求，本公司將會對您的身份保密。本公司承諾不會對申訴者采取任何打擊和報復行為。

在任何情況下，本公司均保證以獨立、公正和客觀的方式處理、調查、回復并歸檔所接收的申訴材料。

4.6 該申訴辦法何時生效？

本程序經過本公司總經理批準之日起生效。

五、記錄

供應鏈盡責申訴書

附件一

惠州市恒創睿能環保科技有限公司

供應鏈盡責申訴書